BelitongToday, Manggar – Dinas Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur menggelar rapat koordinasi pembekalan pengawas kearsipan tahun 2023.
Kepala Dinas Perpustakaan Belitung Timur, Mudiarsono mengatakan salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan oleh tata kelola pengarsipan yang baik.
Oleh karena itu, untuk mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal, membutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal penyelenggaraan kearsipan.
“Program audit dan pengawasan kearsipan adalah proses menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan,” katanya kepada BelitongToday, Jumat (17/3).
Selain itu, Kabid Kearsipan, Maryono, menambahkan dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan.
“Tujuan (pengawas kearsipan) bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungannya secara prosedural dan sistemik,” tuturnya.
Sementara itu, Sekretaris Dinas Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur, Robby Yanuar merasa prihatin karena komitmen pimpinan perangkat daerah terhadap kearsipan masih rendah.
Menurutnya, pengelolaan arsip butuh komitmen dari pimpinan dan konsistensi pelaksana.
“Arsip yang perangkat daerah kelola adalah arsip negara, oleh karena itu dalam pemusnahan arsip harus mendasarkan pada regulasi,” bebernya.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, dan menyimpan surat. Juga, memelihara secara tepat mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak Anda pergunakan lagi.
Informasi yang kita sampaikan melalui arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan arsip mempunyai arti yang sangat penting untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. (Mg1)
